VorlagenVorlage

Kündigung durch den Arbeitgeber: Vorlage für die ordentliche Kündigung

Mit dieser Vorlage kündigst du als Arbeitgeber ordentlich zu einem errechneten Termin und „hilfsweise zum nächstzulässigen Termin“. Einen Grund musst du im Schreiben nicht nennen; vom Gesetz erwartet ist aber der Hinweis auf die Pflicht zur Arbeitsuchendmeldung (§ 2 Abs. 2, § 38 SGB III). Wirksam wird die Kündigung nur auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person – und erst mit dem Zugang (§§ 623, 130 BGB).

Von Rechtsstand geprüft am 9 Min. Lesezeit

Zwei Hände reichen einen schlichten weißen Umschlag über eine Hobelbank in einer ruhigen Tischlerwerkstatt
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Diese Vorlage richtet sich an Arbeitgeber, die ein Arbeitsverhältnis ordentlich beenden wollen, ob im Familienbetrieb oder in der Personalabteilung eines Konzerns. Sie klärt vorab Sonderkündigungsschutz und Beteiligung, erzeugt das Schreiben mit Termin, Hilfsweise-Satz und Hinweis auf die Meldepflicht und zeigt, wer unterschreiben darf. Beschäftigte prüfen an denselben Punkten, ob ihre Kündigung formal stimmt. Den ganzen Ablauf in zwölf Schritten beschreibt Mitarbeiter kündigen: der Ablauf.

Erst prüfen, dann ausfüllen

Die Vorlage passt für die ordentliche Kündigung nach der Probezeit; für die Probezeit und die fristlose Kündigung gibt es eigene Vorlagen (Kündigung in der Probezeit durch den Arbeitgeber, Fristlose Kündigung, hilfsweise ordentlich). Auszubildenden kann der Betrieb nach der Probezeit nur aus wichtigem Grund und mit schriftlicher Begründung kündigen (§ 22 BBiG). Vorher gehören fünf Fragen geklärt:

FrageWenn jaMehr dazu
Ist die Beschäftigte schwanger, oder liegen eine Entbindung oder eine Fehlgeburt nach der zwölften Woche weniger als vier Monate zurück?Kündigung erst nach Zulässigkeitserklärung der Landesbehörde, schriftlich mit Grund (§ 17 MuSchG)Schwangerschaft und Mutterschutz
Hat der Beschäftigte Elternzeit verlangt, ist er in Elternzeit oder hat er Pflegezeit angekündigt?ebenso (§ 18 BEEG, § 5 PflegeZG)Sonderkündigungsschutz im Überblick
Ist er schwerbehindert oder gleichgestellt, oder läuft ein Antrag?nach sechs Monaten vorher Zustimmung des Integrationsamts (§ 168 SGB IX); Schwerbehindertenvertretung immer beteiligen (BAG, 29.01.2026, 2 AZR 128/25)Schwerbehinderung
Gehört er dem Betriebsrat oder dem Wahlvorstand an, oder kandidiert er?ordentliche Kündigung ausgeschlossen, außer bei Stilllegung (§ 15 KSchG)Betriebsräte und Wahlbewerber
Gibt es einen Betriebsrat?vorher anhören und die Wochenfrist abwarten (§ 102 BetrVG)Vorlage zur Anhörung

Einen Kündigungsgrund im Sinne des Gesetzes braucht die ordentliche Kündigung nur, wenn das Kündigungsschutzgesetz gilt (siehe Wann das Kündigungsschutzgesetz gilt); ins Schreiben gehört er nicht. Nach sechs Monaten darfst du vor einer geplanten Kündigung nach einer Schwerbehinderung fragen, und der Beschäftigte muss wahrheitsgemäß antworten (BAG, 16.02.2012, 6 AZR 553/10, Leitsatz, Rn. 11).

Vorlage

Kündigung durch den Arbeitgeber: ausfüllen und drucken

Felder ausfüllen, Brief prüfen und drucken. Alles bleibt in deinem Browser – nichts wird übertragen oder gespeichert.

1. Angaben
Mit Komma am Ende, z. B. „Sehr geehrte Frau Beispiel,“
Ab zwei Jahren Betriebszugehörigkeit ein Monatsletzter, sonst der 15. oder der Monatsletzte. Rechne mit dem Tag, an dem die Kündigung sicher zugeht.
Freiwillig; erscheint unter dem Betreff.
Nur für den Zusatz, z. B. „Zustimmung des Integrationsamts vom 2. November 2026“.
Nur für den Zusatz „Grund nennen“ – Pflicht, wenn die Kündigung im Mutterschutz für zulässig erklärt wurde (§ 17 Abs. 2 MuSchG).
2. Empfänger
3. Absender
Als Absender oben die Firma eintragen. Hier Name und Funktion der unterschreibenden Person, die Funktion in Klammern – z. B. „Erika Muster (Geschäftsführerin)“ oder „Max Beispiel (ppa.)“. Mehrere Personen mit Semikolon trennen.
4. Zusätze

[Firma (Arbeitgeber)] · [Straße und Hausnummer] · [PLZ Ort]

Vor- und Nachname
Straße und Hausnummer
PLZ Ort

[Ort], 6. Oktober 2026

Kündigung des Arbeitsverhältnisses

[Anrede]

hiermit kündigen wir das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum [Kündigung zum], hilfsweise zum nächstzulässigen Termin.

Sie müssen sich spätestens drei Monate vor dem Ende bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend melden, bei kürzerer Zeit bis zum Ende innerhalb von drei Tagen nach Erhalt dieser Kündigung – auch online und auch, wenn Sie gegen die Kündigung vorgehen; sonst droht eine Sperrzeit. Bemühen Sie sich bitte frühzeitig um eine neue Stelle. Für beides stellen wir Sie nach Absprache frei.

Bitte bestätigen Sie den Erhalt mit Datum und Unterschrift auf der beigefügten Kopie – nur den Empfang, nicht Ihr Einverständnis.

Mit freundlichen Grüßen

[Firma (Arbeitgeber)]

Vorher Betriebsrat anhören und Sonderkündigungsschutz prüfen. Ausdrucken und eigenhändig unterschreiben lassen – von Inhaber, Geschäftsführung, Prokura oder bekannter Personalleitung, sonst mit Vollmacht im Original. Persönlich gegen Empfangsbestätigung übergeben oder durch einen Boten zustellen, der den Inhalt kennt. E-Mail, Fax und Scan sind unwirksam (§ 623 BGB).

Den Termin bestimmen: Monatsende statt Kalendertag

Kündigst du als Arbeitgeber, wächst die Frist mit der Betriebszugehörigkeit: ab zwei Jahren ein Monat, ab fünf zwei, ab acht drei, nach 20 Jahren sieben Monate, jeweils zum Monatsende (§ 622 Abs. 2 BGB); darunter gelten vier Wochen zum 15. oder Monatsende. Tarifverträge können abweichen, eine Frist aus dem Arbeitsvertrag gilt nur, wenn sie in jedem Fall später endet. Bei der Staffel kann ein einziger Tag einen Monat kosten:

Kündigung geht zu amunter zwei Jahren: vier Wochen zum 15. oder Monatsendeab zwei Jahren: ein Monatab fünf Jahren: zwei Monate
Fr 30.10.2026Mo 30.11.2026Mo 30.11.2026Do 31.12.2026
Sa 31.10.2026Mo 30.11.2026Mo 30.11.2026Do 31.12.2026
Mo 02.11.2026Mo 30.11.2026Do 31.12.2026So 31.01.2027

Bei der Grundfrist reicht der Zugang am 2. November noch für den 30. November, bei der Staffel nicht. Wirft ein Bote am Samstag erst nach der üblichen Postzustellung ein, geht die Kündigung womöglich erst mit der nächsten Leerung zu – sicher ist die Übergabe am Freitag (siehe Zugang der Kündigung). Deinen eigenen Termin ermittelt der Rechner in der Einstellung für Arbeitgeber:

Rechner

Arbeitsvertrag: Kündigungsfrist berechnen

Wann endet das Arbeitsverhältnis – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, mit Probezeit, Staffel nach Betriebszugehörigkeit, TVöD/TV-L, Ausbildung und Elternzeit.

Letzter Tag der Elternzeit
Leer lassen = heute
Höchstens sechs Monate; in der Ausbildung ein bis vier Monate.
Für die längeren Fristen nach Betriebszugehörigkeit; im TVöD und TV-L nötig (Beschäftigungszeit).
Im Privathaushalt gelten keine längeren Fristen nach Betriebszugehörigkeit.
Nur für die Klagefrist: Fällt sie auf einen Feiertag, endet sie am nächsten Werktag.

Grundlage: § 622 BGB und § 623 BGB (Schriftform, keine E-Mail); öffentlicher Dienst § 34 TVöD und TV-L; Ausbildung § 22 BBiG; Elternzeit § 19 BEEG. Arbeits- und andere Tarifverträge können andere Fristen vorsehen. Die längeren Fristen nach Betriebszugehörigkeit gelten von Gesetzes wegen nur für den Arbeitgeber – für dich als Arbeitnehmer nur, wenn dein Vertrag oder Tarifvertrag sie auf dich überträgt; deine Frist darf nie länger sein als die des Arbeitgebers (§ 622 Abs. 6 BGB). Klagefrist: § 4 KSchG.

Trag das Datum in das Feld „Kündigung zum“ ein. Der Zusatz „hilfsweise zum nächstzulässigen Termin“ bleibt stehen: Eine Kündigung zum nächstzulässigen Termin ist bestimmt genug, wenn der Beschäftigte seine Frist ermitteln kann, und seine Betriebszugehörigkeit kennt er in der Regel (BAG, 20.06.2013, 6 AZR 805/11, Rn. 15, 20). Die Staffel im Einzelnen: Kündigungsfristen.

Die Zusätze: was wann hineingehört

Pflicht ist nur der erste Absatz. Die Zusätze wählst du nach Lage:

ZusatzwannGrundlage
Behördliche Entscheidungwenn Integrationsamt oder Landesbehörde zustimmen mussten§ 168 SGB IX, § 17 Abs. 2 MuSchG
Grund nennenPflicht nach einer Zulässigkeitserklärung im Mutterschutz; sonst weglassen§ 17 Abs. 2 MuSchG
Abfindung nach § 1anur bei betriebsbedingter Kündigung; der Anspruch entsteht nur mit diesem Hinweis im Schreiben und nur, wenn der Beschäftigte die Klagefrist verstreichen lässt§ 1a KSchG
Widerspruch des BetriebsratsPflicht, wenn er nach § 102 Abs. 3 widersprochen hat: Abschrift beilegen§ 102 Abs. 4 BetrVG
Meldepflicht und Stellensucheimmer – das Gesetz erwartet, dass du informierst und dafür freistellst§ 2 Abs. 2 SGB III, § 38 SGB III
Resturlaubwenn Urlaub offen ist: Wünsche zur Lage berücksichtigen, den Rest abgelten§ 7 BUrlG
ZeugnisHinweis, dass ein qualifiziertes Zeugnis nur auf Verlangen ausgestellt wird§ 109 GewO
Rückgabebei Schlüsseln, Geräten, Unterlagen–
Vollmachtwenn weder Inhaber noch Geschäftsführung noch eine bekannte Personalleitung unterschreibt§ 174 BGB
Empfangsbestätigungbei persönlicher Übergabe§ 130 BGB

Die Abfindung nach § 1a beträgt einen halben Monatsverdienst je Jahr bis zum Ablauf der Kündigungsfrist; mehr als sechs Monate zählen als volles Jahr. Sechs Jahre und sieben Monate bei 3.400 € Monatsverdienst ergeben 7 × 0,5 × 3.400 € = 11.900 € brutto. Andere Daten rechnet der Abfindungsrechner; Steuer und Arbeitslosengeld erklärt Abfindung.

Wer unterschreibt – und wie die Vorlage das abbildet

Trag als Absender die Firma ein und bei „Weitere Personen, die unterschreiben“ die unterschreibende Person mit ihrer Funktion in Klammern. Unter dem Brief stehen dann Firma und Unterschriftszeile. Unterschreiben sollte:

  • Inhaber oder Geschäftsführung. Mehrere Geschäftsführer einer GmbH vertreten nur gemeinsam, wenn der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt (§ 35 Abs. 2 GmbHG); die Vertretungsbefugnis steht im Handelsregister (§ 10 GmbHG).
  • Eine Prokuristin oder ein Prokurist mit dem Zusatz „ppa.“ (§ 51 HGB). Ist die Prokura länger als 15 Tage eingetragen, scheidet eine Zurückweisung mangels Vollmacht aus – nicht aber, wenn bei Gesamtprokura nur eine Person zeichnet (BAG, 25.09.2014, 2 AZR 567/13, Rn. 21, 22).
  • Die Leitung der Personalabteilung, wenn ihre Stellung im Betrieb bekannt gemacht ist; eine bloß interne Übertragung reicht nicht (Rn. 20, 24).
  • Jede andere Person nur mit Vollmacht. Ohne beigefügte Vollmachtsurkunde riskierst du, dass der Beschäftigte die Kündigung aus diesem Grund unverzüglich zurückweist; sie wäre dann unwirksam (§ 174 BGB).

Übergib die Kündigung persönlich im Betrieb und lass dir den Empfang auf der Kopie bestätigen. Wird das Schreiben erkennbar zur Übergabe gereicht und grundlos nicht angenommen, muss sich der Beschäftigte so behandeln lassen, als sei es ihm zugegangen; im Betrieb muss er mit solchen Erklärungen rechnen (BAG, 26.03.2015, 2 AZR 483/14, Rn. 27, 29, 30). Sonst stellt ein Bote zu, der den Inhalt kennt; ein Einwurf-Einschreiben beweist den Zugang allein nicht (BAG, 30.01.2025, 2 AZR 68/24). E-Mail, Fax, Foto und Scan sind unwirksam (§ 623 BGB).

Nach dem Zugang: was auf beiden Seiten läuft

Mit dem Zugang beginnen für den Beschäftigten Fristen, die auch für dich zählen, weil sie über die Wirksamkeit entscheiden. Der Rechner zeigt sie für ein Zugangsdatum:

Rechner

Kündigung erhalten: deine Fristen

Klagefrist, Meldung bei der Arbeitsagentur und Arbeitslosmeldung auf einen Blick – mit Kalendereinträgen.

Besonderer Kündigungsschutz (nur ankreuzen, wenn er auf dich zutrifft)
Für die Klagefrist: Endet sie an einem Feiertag, gilt der nächste Werktag.

Grundlage: § 4 KSchG (Klage binnen drei Wochen nach Zugang), § 38 SGB III (Meldung als arbeitsuchend) und § 159 SGB III (Sperrzeit bei verspäteter Meldung); Mitteilungsfristen § 17 MuSchG und § 173 SGB IX mit BAG, 09.06.2011, 2 AZR 703/09. Versäumst du die Klagefrist, gilt die Kündigung in aller Regel als wirksam.

  • Vollmacht: Zurückweisung nur unverzüglich; fünf Tage mit Wochenende und Feiertag waren noch rechtzeitig (2 AZR 567/13, Rn. 17).
  • Schwangerschaft: Wird sie binnen zwei Wochen nach Zugang mitgeteilt, ist die Kündigung unzulässig (§ 17 Abs. 1 MuSchG).
  • Schwerbehinderung: Ein Hinweis in der Regel binnen drei Wochen erhält den Schutz, auch wenn du nichts wusstest (BAG, 09.06.2011, 2 AZR 703/09).
  • Klage: Ohne Klage binnen drei Wochen gilt die Kündigung als wirksam (§ 4 KSchG, § 7 KSchG); beim Hinweis nach § 1a entsteht dann der Abfindungsanspruch.
  • Bis zum Ende: Arbeit und Gehalt laufen weiter. Freistellen darfst du nur bei überwiegenden schutzwürdigen Interessen im Einzelfall, eine Formularklausel genügt nicht (BAG, 25.03.2026, 5 AZR 108/25); siehe Freistellung.

Häufige Fehler

  1. Vor Ablauf der Wochenfrist gekündigt: Ohne abschließende Stellungnahme des Betriebsrats ist das unwirksam; auf eine abschließende Äußerung darfst du dich nur bei besonderen Anhaltspunkten verlassen (BAG, 25.05.2016, 2 AZR 345/15, Leitsatz, Rn. 23).
  2. Monatsende verpasst: Bei der Staffel kostet ein Zugang am Monatsersten einen ganzen Monat.
  3. § 1a-Hinweis nur zur Hälfte: Nötig sind beide Teile – die dringenden betrieblichen Erfordernisse und der Hinweis, dass bei Verstreichenlassen der Klagefrist die Abfindung beansprucht werden kann (§ 1a Abs. 1 KSchG).
  4. Dem Betriebsrat nicht alles gesagt: Gründe, die du bei der Kündigung kanntest, ihm aber nicht mitgeteilt hast, kannst du im Prozess nicht nachschieben (BAG, 18.06.2015, 2 AZR 256/14, Rn. 47).

Quellen

Häufige Fragen

Kann ich die Kündigung zurücknehmen, wenn ich es mir anders überlege?

Einseitig nur, solange der Widerruf vor oder gleichzeitig mit der Kündigung ankommt (§ 130 Abs. 1 Satz 2 BGB). Danach ist eine „Rücknahme“ nur noch ein Angebot, das Arbeitsverhältnis fortzusetzen; der Beschäftigte kann es annehmen oder ablehnen. Haltet eine Einigung schriftlich fest.

Kann die Kündigung zugehen, während der Beschäftigte im Urlaub ist?

Ja. Ein Schreiben an die Wohnanschrift geht auch während einer urlaubsbedingten Abwesenheit zu, selbst wenn du vom Urlaub weißt (BAG 2 AZR 224/11). Die Klagefrist läuft dann ab diesem Tag; war der Beschäftigte ohne eigenes Verschulden an einer rechtzeitigen Klage gehindert, kann das Gericht sie nachträglich zulassen (§ 5 KSchG).

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Streit helfen die Verbraucherzentralen, eine Schlichtungsstelle oder ein Anwalt.

Passt dazu