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Abmahnung an Beschäftigte: Vorlage mit Rüge, Hinweis und Warnung

Die Vorlage setzt eine Abmahnung aus drei Teilen zusammen: der Rüge eines genau beschriebenen Vorfalls mit der verletzten Pflicht, der Aufforderung, sie künftig einzuhalten, und der Warnung, dass im Wiederholungsfall das Arbeitsverhältnis gefährdet ist. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor; übergib sie trotzdem schriftlich gegen Empfangsbestätigung, denn im Streit musst du sie beweisen.

Von Rechtsstand geprüft am 6 Min. Lesezeit

Einfache gelbe Karte auf einem leeren hellen Holztisch in einem ruhigen Besprechungsraum
KI-generiert

Diese Vorlage ist für Arbeitgeber – Inhaber, Führungskräfte und Personalabteilungen –, die ein konkretes Fehlverhalten abmahnen wollen. Sie baut das Schreiben aus Rüge, Hinweis und Warnung zusammen, liefert Textbausteine für vier typische Vorfälle und zeigt, wie du die Abmahnung beweisbar übergibst. Beschäftigte prüfen mit denselben Bausteinen, ob eine erhaltene Abmahnung vollständig ist. Wozu eine Abmahnung dient, wie lange sie wirkt und wann sie angreifbar ist, steht unter Abmahnung im Arbeitsverhältnis.

Wann eine Abmahnung das richtige Mittel ist

Abgemahnt wird steuerbares Fehlverhalten: Der Beschäftigte hätte sich anders verhalten können und soll es künftig tun. Mit der Abmahnung weist du auf die Pflicht und ihre Verletzung hin und hältst sie fest; zugleich forderst du zu vertragstreuem Verhalten auf und kündigst für den Wiederholungsfall Konsequenzen an (BAG, 19.07.2012, 2 AZR 782/11, Rn. 20). Ohne vorherige Abmahnung trägt ein solches Fehlverhalten eine verhaltensbedingte Kündigung meist nicht (§ 314 Abs. 2 BGB). Zwei Abgrenzungen:

Vorlage

Abmahnung: ausfüllen und drucken

Felder ausfüllen, Brief prüfen und drucken. Alles bleibt in deinem Browser – nichts wird übertragen oder gespeichert.

1. Angaben
Mit Komma am Ende, z. B. „Sehr geehrter Herr Beispiel,“
Freiwillig; erscheint unter dem Betreff.
Schließt an „Am [Datum]“ an und endet mit Punkt, z. B. „haben Sie Ihre Frühschicht um 6:55 Uhr statt um 6:00 Uhr begonnen, ohne Ihren Schichtleiter zu informieren.“ Nur Tatsachen, ein Vorfall.
Schließt an „Damit haben Sie gegen Ihre Pflicht verstoßen,“ an, ohne Punkt, z. B. „die Arbeit zu Beginn Ihrer eingeteilten Schicht aufzunehmen“.
Nur für den Zusatz.
Nur für den Zusatz, etwa nach TV-L.
2. Empfänger
3. Absender
Als Absender oben die Firma eintragen. Hier Name und Funktion der unterschreibenden Person, die Funktion in Klammern – z. B. „Erika Muster (Geschäftsführerin)“ oder „Max Beispiel (ppa.)“. Mehrere Personen mit Semikolon trennen.
4. Zusätze

[Firma (Arbeitgeber)] · [Straße und Hausnummer] · [PLZ Ort]

Vor- und Nachname
Straße und Hausnummer
PLZ Ort

[Ort], 6. Oktober 2026

Abmahnung

[Anrede]

hiermit erteilen wir Ihnen eine Abmahnung wegen des folgenden Vorfalls: Am [Datum des Vorfalls] [Was ist geschehen?]

Damit haben Sie gegen Ihre Pflicht verstoßen, [Verletzte Pflicht]. Das nehmen wir nicht hin; wir fordern Sie auf, diese Pflicht künftig einzuhalten.

Bei einem erneuten gleichen oder gleichartigen Verstoß müssen Sie mit weiteren arbeitsrechtlichen Maßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen.

Eine Kopie nehmen wir zu Ihrer Personalakte; eine schriftliche Stellungnahme von Ihnen fügen wir auf Wunsch bei.

Bitte bestätigen Sie den Erhalt mit Datum und Unterschrift auf der beigefügten Kopie – nur den Empfang, nicht die Richtigkeit der Vorwürfe.

Mit freundlichen Grüßen

[Firma (Arbeitgeber)]

Je Schreiben nur einen Vorfall rügen, mit Datum, Uhrzeit und der verletzten Pflicht. Ausdrucken, unterschreiben und persönlich gegen Empfangsbestätigung übergeben, am besten mit einer Zeugin oder einem Zeugen. Eine bestimmte Form verlangt das Gesetz nicht, beweisen musst du die Abmahnung aber.

Rüge, Hinweis, Warnung: so füllst du die Felder

TeilFeld in der VorlageWorauf es ankommtBeleg
Rüge„Datum des Vorfalls“ und „Was ist geschehen?“ein Vorfall mit Uhrzeit, Ort und Beteiligten; nur Tatsachen, die du beweisen kannst – pauschale Vorwürfe machen die Abmahnung unbestimmt2 AZR 782/11, Rn. 13
Hinweis„Verletzte Pflicht“die konkrete Pflicht aus Arbeitsvertrag, Dienstplan, Weisung oder Gesetz, rechtlich richtig bewertet2 AZR 782/11, Rn. 13
Aufforderungfester Textdie Pflicht künftig einzuhalten2 AZR 782/11, Rn. 20
Warnungfester Texterkennbar, dass im Wiederholungsfall der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist; die fristlose Kündigung musst du nicht eigens androhenBAG, 27.09.2012, 2 AZR 955/11, Rn. 45

Die Warnung bezieht sich auf gleiches oder gleichartiges Verhalten. Gleichartig heißt nicht identisch: Eine Abmahnung wegen körperlicher Belästigung einer Kollegin warnte auch vor verbaler (BAG, 09.06.2011, 2 AZR 323/10, Rn. 31, 34, 35).

Textbausteine für vier typische Vorfälle

Die Bausteine setzen die beiden Freitextfelder fort; ersetze Uhrzeiten, Orte und Namen durch deine Tatsachen. Das Feld „Was ist geschehen?“ schließt an „Am [Datum]“ an und endet mit Punkt, das Feld „Verletzte Pflicht“ an „Damit haben Sie gegen Ihre Pflicht verstoßen,“ und endet ohne Punkt.

VorfallWas ist geschehen?Verletzte Pflicht
Verspätung„haben Sie Ihre Frühschicht in der Kommissionierung um 6:55 Uhr statt um 6:00 Uhr begonnen, ohne Ihren Schichtleiter vorher zu informieren.“„die Arbeit zu Beginn Ihrer im Dienstplan eingeteilten Schicht aufzunehmen“
Krankmeldung zu spät„haben Sie uns erst um 14:20 Uhr mitgeteilt, dass Sie arbeitsunfähig sind; Ihr Dienst begann um 8:00 Uhr.“„uns eine Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG)“
Schutzausrüstung„haben Sie in Halle 2 an der Kreissäge ohne Gehörschutz gearbeitet, obwohl Sie am 3. September 2026 dazu unterwiesen wurden.“„die Ihnen zur Verfügung gestellte persönliche Schutzausrüstung bestimmungsgemäß zu verwenden (§ 15 Abs. 2 ArbSchG)“
Weisung missachtet„haben Sie die Ihnen von Frau K. am Vormittag zugewiesenen Kundenrückrufe bis Dienstende nicht erledigt und auch nicht mitgeteilt, warum.“„die Weisungen Ihrer Vorgesetzten zu Inhalt, Ort und Zeit der Arbeit zu befolgen (§ 106 GewO)“

Rüge je Schreiben nur einen Vorfall. Stehen mehrere Vorwürfe in einer Abmahnung und trifft einer nicht zu, steht das ganze Schreiben im Streit.

Zusätze und Übergabe

  • Frühere Abmahnung: Erwähne eine Abmahnung wegen gleichartigen Verhaltens; sie zeigt, dass die Warnung schon einmal ausgesprochen war.
  • Anhörung: Nach dem TV-L müssen Beschäftigte über ungünstige Behauptungen vor Aufnahme in die Personalakte gehört werden, und ihre Äußerung kommt zur Akte (§ 3 Abs. 6 TV-L). Das Datum der Anhörung hält der Zusatz fest.
  • Personalakte und Stellungnahme: Eine Erklärung des Beschäftigten zum Inhalt der Personalakte musst du auf sein Verlangen beifügen (§ 83 Abs. 2 BetrVG); der Zusatz sagt ihm das.
  • Empfangsbestätigung: Der Beschäftigte quittiert nur den Erhalt. Verweigert er die Unterschrift, halte die Übergabe mit einer Zeugin oder einem Zeugen in einem Vermerk fest.

Für die Abmahnung gibt es keine gesetzliche Form. Weil du sie im Streit beweisen musst, übergib sie schriftlich und persönlich. Unterschreiben sollte, wer dem Beschäftigten Weisungen erteilen darf, im Zweifel die Geschäftsführung; in der Vorlage trägst du die Firma als Absender und die unterschreibende Person mit Funktion in Klammern bei den weiteren Unterschriften ein. Eine feste Frist für die Abmahnung gibt es nicht – je später sie kommt, desto schwerer lässt sich der Vorfall aber belegen.

Für Beschäftigte: wenn du eine Abmahnung erhältst

Prüf, ob alle Teile da sind und ob die Tatsachen stimmen. Bist du anderer Meinung, kannst du eine Gegendarstellung zur Personalakte geben – dabei hilft die Vorlage Gegendarstellung zur Abmahnung – oder verlangen, dass eine unberechtigte Abmahnung entfernt wird. Was dafür spricht und was dagegen, vergleicht die Seite zur Abmahnung; wie sich eine Abmahnung später auf das Arbeitslosengeld auswirken kann, steht unter Sperrzeit.

Häufige Fehler

  1. „Wiederholt unpünktlich“ ohne Datum: Die Abmahnung ist unbestimmt und auf Verlangen zu entfernen.
  2. Warnung vergessen: Ohne Hinweis auf die Gefahr für das Arbeitsverhältnis ist das Schreiben nur eine Rüge und bereitet keine Kündigung vor.
  3. Erlaubtes Verhalten gerügt: Eine falsche rechtliche Bewertung macht die Abmahnung angreifbar.
  4. Immer wieder abgemahnt, nie gehandelt: Wer nie Konsequenzen zieht, riskiert, dass die Warnung nicht mehr ernst genommen werden muss; nach drei zeitnahen Abmahnungen war das im entschiedenen Fall noch nicht so (2 AZR 955/11, Rn. 47).

Quellen

Häufige Fragen

Wie lange darf eine berechtigte Abmahnung in der Personalakte bleiben?

Eine feste Frist gibt es nicht. Entfernen musst du eine zu Recht erteilte Abmahnung erst, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist. Wie lange das dauert, hängt vor allem von der Schwere ab: Ein Ordnungsverstoß aus geringer Nachlässigkeit verliert seine Bedeutung eher als ein Vertrauensbruch (BAG 2 AZR 782/11, Leitsatz, Rn. 35).

Darf ich die Abmahnung per E-Mail schicken?

Das Gesetz verbietet es nicht. Du musst aber beweisen, dass sie angekommen ist und was darin stand; mit einem unterschriebenen Schreiben und einer Empfangsbestätigung gelingt das leichter. Im öffentlichen Dienst nach TV-L bleibt die Anhörung vor der Aufnahme in die Personalakte Pflicht.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Streit helfen die Verbraucherzentralen, eine Schlichtungsstelle oder ein Anwalt.

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