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Abmahnung im Arbeitsverhältnis

Eine Abmahnung rügt ein konkretes Fehlverhalten, fordert zu vertragstreuem Verhalten auf und kündigt für den Wiederholungsfall Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis an. Bei steuerbarem Fehlverhalten ist sie in der Regel Voraussetzung einer verhaltensbedingten Kündigung. Eine feste Verfallsfrist hat sie nicht; Beschäftigte können eine Gegendarstellung zur Personalakte geben und eine unberechtigte Abmahnung entfernen lassen.

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Rot-weißes Warndreieck auf dem hellgrauen Teppichboden eines ruhigen Großraumbüros neben einem Schreibtischbein
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Diese Seite ist für Arbeitgeber, die ein Fehlverhalten abmahnen wollen, und für Beschäftigte, die eine Abmahnung erhalten haben und wissen wollen, was sie bedeutet und wie sie reagieren können. Sie zerlegt eine Abmahnung in ihre Bausteine mit Beispielformulierungen, zeigt in einer Prüfliste, wann eine Abmahnung angreifbar ist, und stellt die Wirkung im Zeitverlauf dar – vom „verbrauchten“ Vorfall bis zur verblassten Warnung. Zum Schluss vergleicht sie die vier Wege, auf eine Abmahnung zu reagieren.

Wozu eine Abmahnung dient

Mit einer Abmahnung macht der Arbeitgeber zweierlei: Er weist den Beschäftigten auf eine konkrete Pflichtverletzung hin und hält sie fest (Rüge- und Dokumentationsfunktion). Und er fordert ihn auf, sich künftig vertragstreu zu verhalten, und kündigt für den Wiederholungsfall Konsequenzen an (Warnfunktion) (BAG, 19.07.2012, 2 AZR 782/11, Rn. 20). Vor einer verhaltensbedingten Kündigung ist sie in der Regel nötig: Beruht ein Verstoß auf steuerbarem Verhalten, ist davon auszugehen, dass schon die Androhung von Folgen das künftige Verhalten ändert (BAG, 13.12.2018, 2 AZR 370/18, Rn. 30). Das Gesetz drückt diesen Gedanken in § 314 Abs. 2 BGB aus.

Fehlt die Warnung, ist das Schreiben eine bloße Rüge oder Ermahnung. Sie kann eine Kündigung nicht vorbereiten, denn entscheidend ist, ob der Beschäftigte erkennen konnte, dass der Arbeitgeber weiteres Fehlverhalten nicht hinnimmt, sondern gegebenenfalls kündigt (BAG, 09.06.2011, 2 AZR 323/10, Rn. 31). Wann eine Kündigung auch ohne vorherige Abmahnung möglich ist, steht unter Verhaltensbedingte Kündigung.

Aufbau: die Bausteine einer Abmahnung

Eine besondere Form schreibt das Gesetz nicht vor. Weil der Arbeitgeber die Abmahnung und den Vorfall später beweisen muss, ist sie in der Praxis schriftlich. Eine wirksame Abmahnung enthält vier Bausteine:

BausteinInhaltBeispielTypischer Fehler
1. SachverhaltDatum, Uhrzeit, Ort, was genau geschehen ist„Am Dienstag, 8. September 2026, haben Sie Ihre Schicht um 9:40 Uhr statt um 8:00 Uhr begonnen, ohne Ihre Vorgesetzte vorher zu informieren.“pauschale Vorwürfe wie „ständig unpünktlich“ – die Abmahnung ist dann inhaltlich unbestimmt
2. Verletzte Pflichtwelche Pflicht aus Vertrag, Dienstplan, Betriebsvereinbarung oder Gesetz verletzt wurde„Damit haben Sie gegen Ihre Pflicht verstoßen, die Arbeit zu Beginn der eingeteilten Schicht aufzunehmen.“falsche rechtliche Bewertung, etwa ein Verhalten als Pflichtverletzung zu rügen, das erlaubt war
3. Aufforderungkünftig vertragsgemäß zu handeln„Wir fordern Sie auf, Ihre Arbeit künftig pünktlich aufzunehmen.“fehlt oft, ist aber Teil der Warnfunktion
4. WarnungFolgen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses im Wiederholungsfall„Im Wiederholungsfall müssen Sie mit weiteren arbeitsrechtlichen Schritten bis hin zur Kündigung rechnen.“keine Warnung – dann bereitet das Schreiben keine Kündigung vor

Eine ähnliche Warnformel – mit dem Zusatz „bei einem gleichgelagerten oder einem ähnlichen Verhalten“ – hat das Bundesarbeitsgericht in einem Fall gebilligt, in dem nach mehreren Abmahnungen wegen Verstößen gegen ein Rauchverbot gekündigt wurde (BAG, 27.09.2012, 2 AZR 955/11, Rn. 5 f., 44, 46). Ein ausfüllbares Muster bietet die Vorlage Abmahnung.

Im öffentlichen Dienst kann ein Tarifvertrag zusätzliche Schritte verlangen: Nach dem TV-L müssen Beschäftigte über Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für sie ungünstig sind, vor Aufnahme in die Personalakte gehört werden; ihre Äußerung ist zur Akte zu nehmen (§ 3 Abs. 6 TV-L). Mehr unter Öffentlicher Dienst.

Wirkung im Zeitverlauf

SituationWas giltBeleg
Derselbe VorfallMit der Abmahnung verzichtet der Arbeitgeber in der Regel auf eine Kündigung wegen dieses Vorfalls – außer er gibt zu erkennen, dass die Sache damit nicht erledigt istBAG, 13.05.2015, 2 AZR 531/14, Rn. 33
Neuer gleichartiger VerstoßEine Kündigung kommt in Betracht; die Verstöße müssen nicht identisch sein, aber aus demselben Bereich stammenBAG, 09.06.2011, 2 AZR 323/10, Rn. 31
Neuer, andersartiger VerstoßDie alte Abmahnung warnt nicht vor ihm; in der Regel ist zunächst eine neue Abmahnung nötigBAG, 09.06.2011, 2 AZR 323/10, Rn. 31
Viele Abmahnungen ohne FolgenDie Warnung kann zur „leeren“ Drohung werden; drei zeitnahe Abmahnungen schwächten sie im entschiedenen Fall aber noch nicht abBAG, 27.09.2012, 2 AZR 955/11, Rn. 47
Lange Zeit ohne BeanstandungEine feste Verfallsfrist gibt es nicht. Nach längerer einwandfreier Führung kann aber vor einer Kündigung eine erneute Abmahnung nötig sein; ob die Warnung noch trägt, prüft das Gericht im Kündigungsstreit immerBAG, 19.07.2012, 2 AZR 782/11, Rn. 20 f.

Für die ordentliche Kündigung spielt die Abmahnung keine Rolle, solange das Kündigungsschutzgesetz nicht gilt – also in den ersten sechs Monaten und im Kleinbetrieb (§ 1 Abs. 1 KSchG, § 23 KSchG): Dort braucht die Kündigung keinen Grund im Sinne des Gesetzes und damit auch keine vorherige Abmahnung (siehe Wann das Kündigungsschutzgesetz gilt). Für eine fristlose Kündigung bleibt sie auch dort wichtig, weil § 626 BGB immer eine Abwägung verlangt, in der die Abmahnung das mildere Mittel sein kann. Auch die Bundesagentur für Arbeit stellt bei der Sperrzeit darauf ab: Ist einer verhaltensbedingten Kündigung keine erforderliche Abmahnung wegen derselben Pflichten vorausgegangen, kann es im Einzelfall an grober Fahrlässigkeit fehlen (FW 159.1.1.1 Abs. 6); mehr unter Sperrzeit.

Eine Hand legt ein einzelnes Blatt mit der Rückseite nach oben in eine offene graue Aktenmappe auf einem Schreibtisch
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Prüfliste: Ist die Abmahnung angreifbar?

Eine zu Unrecht erteilte Abmahnung können Beschäftigte aus der Personalakte entfernen lassen. Das ist der Fall, wenn sie (BAG, 19.07.2012, 2 AZR 782/11, Rn. 13):

  1. inhaltlich unbestimmt istEs bleibt offen, welcher Vorfall wann gemeint ist.
  2. unrichtige Tatsachen enthältDer Vorfall hat so nicht stattgefunden – etwa weil die Krankmeldung rechtzeitig vorlag.
  3. das Verhalten rechtlich falsch bewertetDas gerügte Verhalten war keine Pflichtverletzung.
  4. unverhältnismäßig istDie Reaktion steht in keinem Verhältnis zum Anlass.
  5. kein schutzwürdiges Interesse mehr bestehtBei einer zu Recht erteilten Abmahnung nur, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist. Bloßer Zeitablauf genügt nicht, solange die Abmahnung etwa für eine Versetzung, eine Beförderung, ein Arbeitszeugnis oder eine spätere Interessenabwägung noch eine Rolle spielen kann (BAG, 19.07.2012, 2 AZR 782/11, Leitsatz, Rn. 21).

Wann es ohne Abmahnung geht

Eine Abmahnung ist nur entbehrlich, wenn schon vorher erkennbar ist, dass sich das Verhalten auch nach einer Abmahnung nicht ändern wird, oder wenn die Pflichtverletzung so schwer wiegt, dass selbst ihre erstmalige Hinnahme offensichtlich ausgeschlossen ist – auch für den Beschäftigten erkennbar (BAG, 05.12.2019, 2 AZR 240/19, Rn. 75). So lag es bei einem Abteilungsleiter, der seinen Arbeitgeber über Jahre monatlich über geleistete Überstunden täuschte (BAG, 13.12.2018, 2 AZR 370/18, Rn. 33). Anders bei einer einmaligen sexuellen Belästigung, die der Beschäftigte sofort einräumte und für die er sich entschuldigte: Dort hätte eine Abmahnung gereicht (BAG, 20.11.2014, 2 AZR 651/13, Rn. 25, 30). Ob ein Verstoß so schwer wiegt, beurteilen die Gerichte nach Art, Ausmaß und Folgen; die lange beanstandungsfreie Zeit zählt dafür nicht, sondern erst in der späteren Interessenabwägung (BAG, 16.12.2021, 2 AZR 356/21, Rn. 15, 19).

Vier Wege, auf eine Abmahnung zu reagieren

WegWieVorteilNachteil
GegendarstellungEigene Erklärung zur Personalakte; der Arbeitgeber muss sie auf Verlangen beifügen (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Einsicht in die Akte, auch mit einem Betriebsratsmitglied, sieht § 83 Abs. 1 vorschnell, ohne Streit, die eigene Sicht steht in der Aktedie Abmahnung bleibt in der Akte
Entfernung verlangenschriftlich mit Begründung nach der Prüfliste obenklärt die Sache außergerichtlichbelastet das Verhältnis, wenn der Arbeitgeber ablehnt
Klage auf Entfernungbeim Arbeitsgericht, gestützt auf §§ 242, 1004 BGB analogverbindliche KlärungProzess im laufenden Arbeitsverhältnis
AbwartenBeweise sichern – Zeugen, Dienstpläne, Nachrichten – und erst reagieren, wenn eine Kündigung kommtkein Konflikt jetztErinnerung und Beweise verblassen

Abwarten verschenkt nicht die Möglichkeit, die Vorwürfe später zu bestreiten: Kommt es zur Kündigung, prüft das Gericht, ob den früheren Abmahnungen tatsächlich Pflichtverletzungen zugrunde lagen (vgl. BAG, 07.05.2020, 2 AZR 619/19, Rn. 22). Ob die Gegendarstellung auch in Betrieben verlangt werden kann, in denen das Betriebsverfassungsgesetz nicht gilt, ist mit den hier geprüften Quellen nicht geklärt. Eine Vorlage bietet Gegendarstellung zur Abmahnung.

Auch Beschäftigte können abmahnen

Der Gedanke des § 314 Abs. 2 BGB gilt für beide Seiten. Wer als Beschäftigter fristlos kündigen will, etwa weil der Lohn ausbleibt, muss den Arbeitgeber in der Regel vorher abmahnen oder ihm eine Frist zur Abhilfe setzen. Wie das geht und welche Gründe tragen, steht unter Fristlose Eigenkündigung; die Sicht des Arbeitgebers unter Fristlose Kündigung durch den Arbeitgeber.

Quellen

Häufige Fragen

Wird eine Abmahnung im Arbeitszeugnis erwähnt?

Ob und wie eine Abmahnung im Zeugnis anklingen darf, beantworten die hier geprüften Quellen nicht. Klar ist: Eine berechtigte Abmahnung darf in der Personalakte bleiben, gerade weil sie für die spätere Beurteilung von Führung und Leistung in einem Zeugnis von Bedeutung sein kann (BAG 19.07.2012 – 2 AZR 782/11, Rn. 21). Welche Anforderungen an das Zeugnis gelten, steht unter „Arbeitszeugnis“.

Kann ich verlangen, dass eine Abmahnung nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses entfernt wird?

Das ist nicht abschließend geklärt. 2022 hat das Bundesarbeitsgericht ein Urteil aufgehoben, weil ein Landesarbeitsgericht den Vortrag eines Klägers übergangen hatte, warum Abmahnungen gerade auch nach dem Ende nach §§ 241, 242, 1004 BGB und nach Art. 17 DSGVO zu entfernen seien (BAG 24.11.2022 – 2 AZN 335/22, Rn. 9). Wie die Frage zu entscheiden ist, hat es damit nicht gesagt.

Muss mich der Arbeitgeber vor einer Abmahnung anhören?

Weder § 314 BGB noch § 83 BetrVG verlangen eine Anhörung vor der Abmahnung. Tarifverträge können sie aber vorschreiben: Nach § 3 Abs. 6 TV-L müssen Beschäftigte vor Aufnahme ungünstiger Behauptungen in die Personalakte gehört werden, und ihre Äußerung ist zur Akte zu nehmen. Für Arbeitgeber ist ein Gespräch ohnehin sinnvoll, weil eine Abmahnung mit unrichtigen Tatsachen entfernt werden muss.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Streit helfen die Verbraucherzentralen, eine Schlichtungsstelle oder ein Anwalt.

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