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Mitarbeiter kündigen: der Ablauf für Arbeitgeber

Vor einer ordentlichen Kündigung klärt der Arbeitgeber, ob das Kündigungsschutzgesetz gilt und ein Kündigungsgrund vorliegt, ob Sonderkündigungsschutz besteht und wer beteiligt werden muss – Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung, Integrationsamt oder Agentur für Arbeit. Danach folgen Fristberechnung, ein eigenhändig unterschriebenes Kündigungsschreiben und ein nachweisbarer Zugang. Fehler in diesen Schritten machen die Kündigung oft unwirksam.

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Klemmbrett mit leerem Blatt, Stift und Lesebrille auf einem aufgeräumten Schreibtisch in einem kleinen Werkstattbüro
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Diese Seite ist für Arbeitgeber, die einem Beschäftigten ordentlich kündigen müssen – vom Handwerksbetrieb ohne Personalabteilung bis zum Unternehmen mit Betriebsrat. Beschäftigte können mit ihr prüfen, ob bei ihrer Kündigung alles richtig gelaufen ist. Herzstück ist eine Prüfliste in zwölf Schritten von der Entscheidung bis zum Zugang, jeweils mit Rechtsgrundlage und der Folge eines Fehlers. Danach folgen ein durchgerechneter Zeitplan, der Inhalt des Kündigungsschreibens und die Pflichten nach dem Zugang. Für die fristlose Kündigung gibt es eine eigene Seite.

Die Prüfliste in zwölf Schritten

SchrittWorauf es ankommtGrundlageFolge eines Fehlers
1. Vertrag prüfenBefristete Verträge sind nur ordentlich kündbar, wenn das vereinbart ist; Azubis nach der Probezeit nur aus wichtigem Grund; manche Tarifverträge schließen die ordentliche Kündigung aus§ 15 Abs. 4 TzBfG, § 22 BBiGordentliche Kündigung ausgeschlossen
2. Kündigungsschutz klärenmehr als sechs Monate Beschäftigung und in der Regel mehr als zehn Arbeitnehmer (Teilzeit anteilig, Azubis zählen nicht)§ 1 Abs. 1 KSchG, § 23 KSchGohne Grund sozial ungerechtfertigt
3. Kündigungsgrund belegenGrund in der Person, im Verhalten (meist erst nach Abmahnung) oder dringende betriebliche Erfordernisse; keine Weiterbeschäftigung auf einem freien Arbeitsplatz möglich§ 1 Abs. 2 KSchGunwirksam
4. Sozialauswahlnur bei betriebsbedingter Kündigung: Betriebszugehörigkeit, Lebensalter, Unterhaltspflichten, Schwerbehinderung§ 1 Abs. 3 KSchGunwirksam
5. SonderkündigungsschutzSchwangerschaft und Mutterschutz, Elternzeit, Schwerbehinderung, Betriebsratsamt, Pflegezeit, Datenschutzbeauftragte, Wehrdienst§ 17 MuSchG, § 18 BEEG, § 168 SGB IX, § 15 KSchG, § 5 PflegeZGunzulässig oder unwirksam
6. Zustimmung einholenIntegrationsamt bei Schwerbehinderung; Zulässigkeitserklärung der Landesbehörde bei Mutterschutz und Elternzeit; Betriebsrat bei Betriebsratsmitgliedern§ 168 SGB IX, § 103 BetrVGunwirksam
7. Betriebsrat anhörenvor jeder Kündigung, mit allen Gründen; eine Woche Frist für Bedenken abwarten§ 102 BetrVGunwirksam
8. Schwerbehindertenvertretung beteiligenbei schwerbehinderten und gleichgestellten Beschäftigten, auch in der Wartezeit, mit denselben Fristen§ 178 SGB IXunwirksam
9. Massenentlassung anzeigenab bestimmten Zahlen innerhalb von 30 Tagen: vorher Beratung mit dem Betriebsrat, dann Anzeige bei der Agentur für Arbeit vor Zugang der Kündigungen§ 17 KSchG, § 18 KSchGunwirksam
10. Frist berechnenStaffel nach Betriebszugehörigkeit; längere Fristen aus Vertrag oder Tarif; keine Staffel im Privathaushalt§ 622 BGBEnde verschiebt sich oder Streit über den Termin
11. Schreiben unterschreibenPapier, eigenhändige Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person oder Vollmacht im Original§ 623 BGB, § 174 BGBunwirksam oder zurückgewiesen
12. Zugang sichernpersönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung oder Bote, der den Inhalt kennt§ 130 BGBspäteres Ende, Beweisnot

Vor der Entscheidung: Schritte 1 bis 5

Kündigungsschutz: Maßgeblich ist nicht die Probezeit, sondern die Wartezeit von sechs Monaten bei Zugang der Kündigung, dazu die Betriebsgröße. Beim Zählen der Arbeitnehmer zählen Teilzeitkräfte bis 20 Wochenstunden mit 0,5 und bis 30 Stunden mit 0,75. Acht Vollzeitkräfte, zwei mit 18 und zwei mit 25 Wochenstunden ergeben 10,5 – das Kündigungsschutzgesetz gilt. Sieben Vollzeitkräfte und sechs mit 20 Stunden ergeben genau 10,0 – das ist noch ein Kleinbetrieb. Für Arbeitsverhältnisse, die vor 2004 begonnen haben, liegt die Schwelle bei fünf (§ 23 KSchG). Einzelheiten unter Wann das Kündigungsschutzgesetz gilt und Kündigung im Kleinbetrieb.

Kündigungsgrund: Gilt das Gesetz, braucht die Kündigung einen von drei Gründen, und der Arbeitgeber muss die Tatsachen beweisen (§ 1 Abs. 2 KSchG). Bei Fehlverhalten ist in der Regel zuerst eine Abmahnung nötig; siehe Verhaltensbedingte Kündigung. Bei Krankheit prüfen die Gerichte in drei Stufen: negative Gesundheitsprognose, erhebliche Beeinträchtigung betrieblicher Interessen, Interessenabwägung (BAG, 20.11.2014, 2 AZR 755/13); ohne betriebliches Eingliederungsmanagement steigen die Anforderungen an die Begründung. Bei Stellenabbau kommt die Sozialauswahl hinzu – siehe Betriebsbedingte Kündigung.

Sonderkündigungsschutz: Ist eine Beschäftigte schwanger, ist eine Kündigung ohne vorherige Zulässigkeitserklärung der zuständigen Landesbehörde unzulässig – auch dann, wenn sie es erst binnen zwei Wochen nach Zugang mitteilt (§ 17 MuSchG). Der Schutz in der Elternzeit beginnt mit der Anmeldung, höchstens acht bzw. 14 Wochen vor Beginn (§ 18 BEEG). Schwerbehinderte Menschen sind nach den ersten sechs Monaten nur mit Zustimmung des Integrationsamts kündbar. Die Übersicht aller Gruppen steht unter Sonderkündigungsschutz im Überblick.

Beteiligung: Schritte 6 bis 9

  • Integrationsamt: Der Antrag geht schriftlich oder elektronisch ein; die Entscheidung soll binnen eines Monats fallen. Nach der Zustellung der Zustimmung kann die Kündigung nur binnen eines Monats erklärt werden, und die Kündigungsfrist beträgt mindestens vier Wochen (§ 169 SGB IX, § 171 SGB IX). Wird die Zustimmung am 10. März 2026 zugestellt, muss die Kündigung bis zum 10. April 2026 erklärt sein – sicherheitshalber sollte sie bis dahin zugegangen sein.
  • Betriebsrat: Er ist vor jeder Kündigung anzuhören, auch in der Probezeit; ohne Anhörung ist sie unwirksam (§ 102 Abs. 1 BetrVG). Für Bedenken gegen eine ordentliche Kündigung hat er eine Woche. Vorher darf nur gekündigt werden, wenn er sich bereits abschließend geäußert hat (BAG, 25.05.2016, 2 AZR 345/15). Widerspricht er, gehört eine Abschrift seiner Stellungnahme zur Kündigung (§ 102 Abs. 4 BetrVG). Einzelheiten und Vorlage: Anhörung des Betriebsrats und Vorlage zur Anhörung.
  • Schwerbehindertenvertretung: Ohne ihre ordnungsgemäße Beteiligung ist jede Kündigung eines schwerbehinderten Menschen unwirksam, auch in der Wartezeit; ihre Fristen entsprechen denen des Betriebsrats (BAG, 29.01.2026, 2 AZR 128/25).
  • Massenentlassung: Anzeigepflichtig sind Entlassungen innerhalb von 30 Kalendertagen in Betrieben mit 21 bis 59 Arbeitnehmern ab sechs, mit 60 bis 499 ab zehn Prozent oder mehr als 25, ab 500 ab 30 Personen; vom Arbeitgeber veranlasste Aufhebungsverträge zählen mit (§ 17 KSchG). Fehlt die nötige Anzeige oder wurde sie vor Abschluss der Beratung mit dem Betriebsrat erstattet, sind die Kündigungen nach der Rechtsprechung von 2026 unwirksam (BAG, 01.04.2026, 6 AZR 157/22); kleinere Fehler, die den Zweck der Anzeige nicht vereiteln, schaden nicht (BAG, 25.06.2026, 6 AZR 7/26). Mehr unter Massenentlassung.
Hände legen einen verschlossenen Umschlag in eine hölzerne Postablage auf einem Empfangstresen
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Zeitplan: rückwärts vom gewünschten Ende

Ein Beispiel mit Betriebsrat: Das Arbeitsverhältnis beginnt am 1. April 2017; es soll mit Ablauf des 30. Juni 2026 enden. Bei Zugang im März 2026 besteht es seit mehr als acht Jahren, die Frist beträgt also drei Monate zum Monatsende (§ 622 Abs. 2 BGB). Daraus ergibt sich:

DatumSchritt
Mo 16.03.2026Vollständige Unterrichtung des Betriebsrats geht ein (empfohlen, eine Woche Puffer).
Mo 23.03.2026Wochenfrist des Betriebsrats endet.
Di 24.03.2026Kündigung unterschreiben und per Boten zustellen.
Di 31.03.2026Spätester Zugang für ein Ende am 30.06.2026 – geht die Kündigung erst am 01.04.2026 zu, endet das Arbeitsverhältnis erst am 31.07.2026.
Di 30.06.2026Ende des Arbeitsverhältnisses.

Wer erst am 23. März anhört, kann frühestens am 31. März kündigen und hat für den Zugang keinen Tag Spielraum mehr. Ist der Beschäftigte schwerbehindert, muss die Zustimmung des Integrationsamts schon vorher vorliegen – realistisch also ein Antrag Anfang Februar. Mit eigenen Daten rechnet der Rechner, voreingestellt für die Kündigung durch den Arbeitgeber:

Rechner

Arbeitsvertrag: Kündigungsfrist berechnen

Wann endet das Arbeitsverhältnis – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, mit Probezeit, Staffel nach Betriebszugehörigkeit, TVöD/TV-L, Ausbildung und Elternzeit.

Letzter Tag der Elternzeit
Leer lassen = heute
Höchstens sechs Monate; in der Ausbildung ein bis vier Monate.
Für die längeren Fristen nach Betriebszugehörigkeit; im TVöD und TV-L nötig (Beschäftigungszeit).
Im Privathaushalt gelten keine längeren Fristen nach Betriebszugehörigkeit.
Nur für die Klagefrist: Fällt sie auf einen Feiertag, endet sie am nächsten Werktag.

Grundlage: § 622 BGB und § 623 BGB (Schriftform, keine E-Mail); öffentlicher Dienst § 34 TVöD und TV-L; Ausbildung § 22 BBiG; Elternzeit § 19 BEEG. Arbeits- und andere Tarifverträge können andere Fristen vorsehen. Die längeren Fristen nach Betriebszugehörigkeit gelten von Gesetzes wegen nur für den Arbeitgeber – für dich als Arbeitnehmer nur, wenn dein Vertrag oder Tarifvertrag sie auf dich überträgt; deine Frist darf nie länger sein als die des Arbeitgebers (§ 622 Abs. 6 BGB). Klagefrist: § 4 KSchG.

Weitere Stufen und Rückwärts-Rechnungen stehen unter Kündigungsfristen.

Was ins Kündigungsschreiben gehört

  • Die Erklärung: „Hiermit kündigen wir das Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum 30. Juni 2026, hilfsweise zum nächstzulässigen Termin.“ Der Termin oder die Frist muss erkennbar sein; der Zusatz fängt Rechenfehler ab (BAG, 20.06.2013, 6 AZR 805/11).
  • Kein Grund nötig: Die ordentliche Kündigung muss im Schreiben nicht begründet werden. Ausnahmen: Ausbildungsverhältnis nach der Probezeit und die behördlich zugelassene Kündigung in Mutterschutz.
  • Optional das Abfindungsangebot nach § 1a: Wer betriebsbedingt kündigt, kann im Schreiben darauf hinweisen, dass die Kündigung auf dringende betriebliche Erfordernisse gestützt ist und bei Verstreichenlassen der Klagefrist eine Abfindung von einem halben Monatsverdienst je Beschäftigungsjahr beansprucht werden kann (§ 1a KSchG).
  • Hinweis auf die Meldepflicht: Arbeitgeber sollen über die Pflicht zur frühzeitigen Meldung bei der Agentur für Arbeit informieren und dafür freistellen (§ 2 SGB III).
  • Unterschrift: von Inhaber, Geschäftsführung oder einer Person, deren Kündigungsbefugnis im Betrieb bekannt ist – etwa der Leitung der Personalabteilung. Sonst die Vollmacht im Original beilegen; fehlt sie, kann der Beschäftigte die Kündigung unverzüglich zurückweisen (BAG, 25.09.2014, 2 AZR 567/13).

Das passende Formular ist die Vorlage Kündigung durch den Arbeitgeber. Wie der Zugang sicher gelingt, steht unter Zugang der Kündigung; ein Einwurf-Einschreiben allein beweist ihn nicht (BAG, 30.01.2025, 2 AZR 68/24).

Nach dem Zugang

  • Weiterarbeit oder Freistellung: Bis zum Ende besteht das Arbeitsverhältnis fort. Eine Formularklausel, die eine Freistellung nach jeder Kündigung erlaubt, ist unwirksam; freistellen darf der Arbeitgeber nur bei überwiegenden schutzwürdigen Interessen im Einzelfall (BAG, 25.03.2026, 5 AZR 108/25). Siehe Freistellung.
  • Zeit für die Stellensuche: Auf Verlangen ist angemessene Freizeit zu gewähren (§ 629 BGB).
  • Urlaub: Resturlaub kann in der Kündigungsfrist gewährt werden; was nicht mehr genommen werden kann, ist abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Auf den gesetzlichen Mindesturlaub kann im laufenden Arbeitsverhältnis nicht verzichtet werden, auch nicht in einem gerichtlichen Vergleich (BAG, 03.06.2025, 9 AZR 104/24).
  • Zeugnis und Papiere: Das Zeugnis ist schriftlich zu erteilen; elektronisch nur mit Einwilligung und qualifizierter elektronischer Signatur (§ 109 GewO). Siehe Arbeitszeugnis. Die Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit wird auf Verlangen elektronisch übermittelt (§ 312 SGB III).
  • Klagefrist: Erhebt der Beschäftigte binnen drei Wochen keine Klage, gilt die Kündigung als wirksam (§ 7 KSchG). Klagt er und hat der Betriebsrat ordnungsgemäß widersprochen, kann er seine Weiterbeschäftigung bis zum Ende des Prozesses verlangen (§ 102 Abs. 5 BetrVG).

Quellen

Häufige Fragen

Muss ich eine Kündigung vorher mit dem Beschäftigten besprechen?

Gesetzlich nicht, außer bei der Kündigung wegen eines bloßen Verdachts: Dort ist die vorherige Anhörung des Beschäftigten Voraussetzung. Ein Gespräch kann aber sinnvoll sein, um die Übergabe des Schreibens im Betrieb zu ermöglichen – wer die Annahme dort grundlos verweigert, muss sich so behandeln lassen, als sei sie ihm zugegangen.

Darf ich einem Beschäftigten während seiner Krankschreibung kündigen?

Ja, ein Kündigungsverbot wegen Krankheit gibt es nicht, und die Kündigung kann auch während der Arbeitsunfähigkeit zugehen. Kündigst du aber gerade aus Anlass der Arbeitsunfähigkeit, musst du das Entgelt im Rahmen der Entgeltfortzahlung über das Ende hinaus zahlen (§ 8 EFZG).

Muss ich dem Beschäftigten die Gründe nennen, wenn er danach fragt?

Bei einer ordentlichen Kündigung nicht allgemein. Bei einer betriebsbedingten Kündigung musst du auf Verlangen die Gründe angeben, die zur Sozialauswahl geführt haben (§ 1 Abs. 3 KSchG); bei einer fristlosen Kündigung den Kündigungsgrund unverzüglich schriftlich (§ 626 Abs. 2 BGB). Klagt der Beschäftigte, musst du die Tatsachen, die die Kündigung tragen, ohnehin darlegen und beweisen (§ 1 Abs. 2 KSchG).

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Streit helfen die Verbraucherzentralen, eine Schlichtungsstelle oder ein Anwalt.

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