Form der Kündigung im Arbeitsverhältnis

Diese Seite ist für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, die eine Kündigung schreiben oder bekommen haben und wissen wollen, ob sie formal trägt. Sie erklärt, warum im Arbeitsrecht nur Papier mit eigenhändiger Unterschrift zählt, prüft die üblichen Wege von der E-Mail bis zur WhatsApp-Nachricht, zeigt, wer für den Arbeitgeber unterschreiben darf, und rechnet vor, was ein Formfehler kostet. Eine Tabelle sammelt außerdem, welche Erklärungen rund um das Arbeitsverhältnis welche Form brauchen.

Die Regel: Papier und eigenhändige Unterschrift

Das Gesetz ist knapp und eindeutig: „Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.“ (§ 623 BGB) Schriftform heißt: Es gibt eine Urkunde, die der Aussteller eigenhändig mit seinem Namen unterschreibt (§ 126 Abs. 1 BGB). Der Text darf gedruckt sein; handschriftlich sein muss nur die Unterschrift.

• Für beide Seiten: Die Regel gilt für die Kündigung durch den Arbeitnehmer genauso wie für die durch den Arbeitgeber, für ordentliche wie für fristlose Kündigungen.
• Auch für den Aufhebungsvertrag: Beide Seiten müssen auf derselben Urkunde unterschreiben; bei zwei gleichlautenden Exemplaren genügt es, wenn jede Seite das für die andere bestimmte Exemplar unterzeichnet (§ 126 Abs. 2 BGB).
• Keine elektronische Ersatzform: Normalerweise kann die Schriftform durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden (§ 126a BGB). Bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses schließt § 623 BGB genau das aus.
• Nicht abdingbar: Fehlt die gesetzlich vorgeschriebene Form, ist das Rechtsgeschäft nichtig (§ 125 BGB). Eine Klausel im Arbeitsvertrag, nach der eine E-Mail genügen soll, ändert daran nichts.

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat zwar einige Formvorschriften im Arbeitsrecht gelockert, § 623 BGB aber nicht angetastet. Kündigungen bleiben Papiersache. Den Unterschied zwischen Schriftform und Textform erklärt die Seite Textform und Schriftform.

E-Mail, Fax, WhatsApp: Welcher Weg trägt?

Weg	Wirksame Kündigung?	Warum
Brief mit Originalunterschrift, persönlich übergeben, per Bote oder per Post	ja, sobald er zugeht	Urkunde mit eigenhändiger Unterschrift (§ 126 BGB)
E-Mail, auch mit eingescanntem unterschriebenem Brief als Anhang	nein	beim Empfänger kommt nur eine Kopie an, nicht die unterschriebene Urkunde
Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur	nein	elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen
Telefax	nein	ein Fax genügt der Schriftform nicht (BAG, 10.05.2016, 9 AZR 145/15)
SMS, WhatsApp, andere Messenger, Foto des Briefs	nein	keine Urkunde mit Originalunterschrift
Mündlich, am Telefon oder im Personalgespräch	nein	keine Urkunde
Stempel, Faksimile oder eingefügte Bildunterschrift	nein	nicht eigenhändig unterschrieben

Wichtig ist der Unterschied zur Kündigung von Handy-, Strom- oder Streamingverträgen: Dort reicht oft die Textform, also etwa eine E-Mail – mehr dazu im Ratgeber Kündigung per E-Mail. Beim Arbeitsvertrag nie. Kommt die Kündigung als Brief, muss sie außerdem ankommen; wie du den Zugang beweist, steht unter Zugang der Kündigung.

Wer unterschreibt – und wann eine Vollmacht nötig ist

Als Arbeitnehmer unterschreibst du selbst. Auf Arbeitgeberseite muss jemand unterschreiben, der das Unternehmen vertreten darf – etwa der Inhaber oder ein vertretungsberechtigter Geschäftsführer – oder eine dafür bevollmächtigte Person. Für Bevollmächtigte gilt eine Besonderheit:

• Zurückweisung ohne Vollmachtsurkunde: Kündigt ein Bevollmächtigter, ohne eine Vollmachtsurkunde vorzulegen, kann der Empfänger die Kündigung aus diesem Grund unverzüglich zurückweisen; dann ist sie unwirksam (§ 174 BGB). Eine spätere Genehmigung heilt das nicht (BAG, 25.09.2014, 2 AZR 567/13). „Unverzüglich“ heißt ohne schuldhaftes Zögern; im entschiedenen Fall genügten fünf Tage einschließlich eines Wochenendes und eines Feiertags. Eine besondere Form braucht die Zurückweisung nicht.
• Keine Zurückweisung bei bekannter Stellung: Ausgeschlossen ist die Zurückweisung, wenn der Arbeitgeber den Empfänger von der Bevollmächtigung in Kenntnis gesetzt hatte. Das gilt auch, wenn er jemanden in eine Stelle berufen hat, mit der üblicherweise das Kündigungsrecht verbunden ist – etwa als Leiter der Personalabteilung oder Prokurist – und das im Betrieb bekannt gemacht ist. Eine bloß interne Übertragung reicht nicht (BAG, 25.09.2014, 2 AZR 567/13).

Für Arbeitgeber heißt das: Entweder unterschreibt die vertretungsberechtigte Person selbst, oder der Kündigung liegt die Vollmacht im Original bei. Für Arbeitnehmer heißt es: Unterschreibt jemand, dessen Befugnis du nicht kennst, und liegt keine Vollmacht bei, musst du schnell handeln – und solltest dir dabei Rat holen, denn die dreiwöchige Klagefrist läuft trotzdem. Allgemeines zur Vollmacht erklärt der Ratgeber Vollmacht.

Was ein Formfehler bewirkt

Eine Kündigung ohne Schriftform ist unwirksam. Das Arbeitsverhältnis besteht weiter, mit allen Pflichten: Der Arbeitnehmer schuldet seine Arbeit, der Arbeitgeber das Gehalt. Für beide Seiten hat das Folgen:

• Wer per E-Mail oder WhatsApp kündigt, hat das Arbeitsverhältnis nicht beendet. Bleibt ein Arbeitnehmer danach einfach weg, fehlt er unentschuldigt in einem fortbestehenden Arbeitsverhältnis.
• Wer eine formwidrige Kündigung bekommt, muss nicht binnen drei Wochen klagen: Die Klagefrist beginnt erst mit dem Zugang einer schriftlichen Kündigung (§ 4 KSchG; BAG, 30.01.2025, 2 AZR 68/24). Sinnvoll ist trotzdem eine kurze schriftliche Antwort, dass du die Kündigung mangels Schriftform nicht als wirksam ansiehst.
• Ein Formfehler lässt sich beheben – aber nur mit einer neuen, ordnungsgemäß unterschriebenen Kündigung. Die Frist läuft erst ab deren Zugang.

Was das kostet, zeigt ein Rechenbeispiel mit der Grundfrist von vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende: Eine Arbeitnehmerin kündigt am Dienstag, 17. März 2026, per WhatsApp. Wäre das wirksam, endete das Arbeitsverhältnis am 15. April. Der unterschriebene Brief geht aber erst am Freitag, 20. März 2026, zu. Die vier Wochen enden am 17. April; das Arbeitsverhältnis endet erst am 30. April 2026 – zwei Wochen später. Für ein Ende am 15. April hätte der Brief spätestens am 18. März ankommen müssen. Wie die Fristen im Einzelnen laufen, steht unter Kündigungsfristen.

Mit deinen eigenen Daten zeigt der Rechner, wie sich das Ende verschiebt, wenn die unterschriebene Kündigung später zugeht:

Rechner

Arbeitsvertrag: Kündigungsfrist berechnen

Wann endet das Arbeitsverhältnis – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, mit Probezeit, Staffel nach Betriebszugehörigkeit, TVöD/TV-L, Ausbildung und Elternzeit.

Wer kündigt?Ich als Arbeitnehmer oder AzubiIch als Arbeitgeber oder Ausbildungsbetrieb

VertragArbeitsverhältnis (Regelfall)öffentlicher Dienst mit TVöD oder TV-LAusbildung nach dem Berufsbildungsgesetz

Anlassordentliche KündigungKündigung zum Ende der Elternzeit (§ 19 BEEG)

Elternzeit endet amLetzter Tag der Elternzeit

Kündigung kommt an amLeer lassen = heute

Probezeitnein oder vorbeija, noch in der ProbezeitHöchstens sechs Monate; in der Ausbildung ein bis vier Monate.

Arbeitsverhältnis besteht seitFür die längeren Fristen nach Betriebszugehörigkeit; im TVöD und TV-L nötig (Beschäftigungszeit).

ArbeitsplatzBetrieb oder UnternehmenPrivathaushalt (Haushaltshilfe, Minijob im Haushalt)Im Privathaushalt gelten keine längeren Fristen nach Betriebszugehörigkeit.

Bundeslandbundesweit (ohne Landesfeiertage)Baden-WürttembergBayernBerlinBrandenburgBremenHamburgHessenMecklenburg-VorpommernNiedersachsenNordrhein-WestfalenRheinland-PfalzSaarlandSachsenSachsen-AnhaltSchleswig-HolsteinThüringenNur für die Klagefrist: Fällt sie auf einen Feiertag, endet sie am nächsten Werktag.

Grundlage: § 622 BGB und § 623 BGB (Schriftform, keine E-Mail); öffentlicher Dienst § 34 TVöD und TV-L; Ausbildung § 22 BBiG; Elternzeit § 19 BEEG. Arbeits- und andere Tarifverträge können andere Fristen vorsehen. Die längeren Fristen nach Betriebszugehörigkeit gelten von Gesetzes wegen nur für den Arbeitgeber – für dich als Arbeitnehmer nur, wenn dein Vertrag oder Tarifvertrag sie auf dich überträgt; deine Frist darf nie länger sein als die des Arbeitgebers (§ 622 Abs. 6 BGB). Klagefrist: § 4 KSchG.

Welche Erklärung braucht welche Form?

Rund um das Arbeitsverhältnis gelten sehr unterschiedliche Formvorschriften. Textform bedeutet eine lesbare Erklärung mit dem Namen des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger, etwa eine E-Mail (§ 126b BGB); Schriftform verlangt Papier und eigenhändige Unterschrift.

Erklärung	Form	Grundlage
Kündigung durch Arbeitnehmer oder Arbeitgeber, auch fristlos	Schriftform, elektronische Form ausgeschlossen	§ 623 BGB
Aufhebungsvertrag	Schriftform, Unterschriften beider Seiten auf derselben Urkunde	§ 623 BGB, § 126 Abs. 2 BGB
Kündigung im Ausbildungsverhältnis	Schriftform, nach der Probezeit mit Angabe der Gründe, elektronische Form ausgeschlossen	§ 22 Abs. 3 BBiG
Grund einer fristlosen Kündigung	auf Verlangen unverzüglich schriftlich mitteilen	§ 626 Abs. 2 BGB
Bedenken oder Widerspruch des Betriebsrats	schriftlich, binnen einer Woche bzw. drei Tagen	§ 102 Abs. 2 BetrVG
Befristung des Arbeitsvertrags	Schriftform	§ 14 Abs. 4 TzBfG
Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen	seit 2025 auch Textform mit Empfangsnachweis; auf Verlangen schriftlich; nicht in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz	§ 2 NachwG
Arbeitszeugnis	schriftlich; elektronisch nur mit Einwilligung und qualifizierter elektronischer Signatur, ein einfaches PDF genügt nicht	§ 109 GewO
Nachvertragliches Wettbewerbsverbot	Schriftform und Aushändigung einer unterzeichneten Urkunde	§ 74 HGB
Elternzeit verlangen	Textform für Kinder, die ab dem 1. Mai 2025 geboren oder aufgenommen wurden, sonst schriftlich	§ 16 BEEG
Pflegezeit oder Familienpflegezeit ankündigen	Textform	§ 3 PflegeZG, § 2a FPfZG
Vereinbarung über das Ende mit Erreichen der Regelaltersgrenze	Textform	§ 41 Abs. 3 SGB VI
Zurückweisung einer Kündigung ohne Vollmachtsurkunde	keine besondere Form, aber unverzüglich	§ 174 BGB
Meldung als arbeitsuchend bei der Agentur für Arbeit	formfrei, auch online	§ 38 SGB III

Mehr zu einzelnen Punkten steht unter Aufhebungsvertrag, Arbeitszeugnis und Wettbewerbsverbot.

Prüfliste vor dem Absenden

1. AusdruckenDas Schreiben muss als Papier beim Empfänger ankommen – nicht als Datei.
2. Eigenhändig unterschreibenMit vollem Namenszug unter dem Text; kein Stempel, keine eingefügte Bildunterschrift.
3. Vertretung klärenUnterschreibt für den Arbeitgeber nicht die vertretungsberechtigte Person selbst, die Vollmacht im Original beilegen.
4. Termin nennenDen errechneten Beendigungstermin angeben und „hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ ergänzen.
5. Original zustellen, Kopie behaltenDas unterschriebene Original übergeben oder per Bote zustellen lassen und den Zugang dokumentieren; eine Kopie bleibt bei dir.

Passende Schreiben: Kündigung durch den Arbeitnehmer, Kündigung durch den Arbeitgeber und Aufhebungsvertrag. Bist du unsicher, ob eine Kündigung, die du bekommen hast, wirksam ist, helfen Gewerkschaft, Fachanwältin oder Fachanwalt für Arbeitsrecht oder die Rechtsantragstelle des Arbeitsgerichts – den Ablauf erklärt die Seite Kündigungsschutzklage.

Quellen

• § 623 BGB – Schriftform der Kündigung
• § 125 BGB – Nichtigkeit wegen Formmangels
• § 126 BGB – Schriftform, § 126a BGB – Elektronische Form und § 126b BGB – Textform
• § 174 BGB – Einseitiges Rechtsgeschäft eines Bevollmächtigten
• § 626 BGB – Fristlose Kündigung aus wichtigem Grund
• § 4 KSchG – Anrufung des Arbeitsgerichts
• § 102 BetrVG – Mitbestimmung bei Kündigungen
• § 22 BBiG – Kündigung
• § 14 TzBfG – Zulässigkeit der Befristung
• § 2 NachwG – Nachweispflicht
• § 109 GewO – Zeugnis
• § 74 HGB – Wettbewerbsverbot
• § 16 BEEG – Inanspruchnahme der Elternzeit
• § 3 PflegeZG – Pflegezeit und § 2a FPfZG – Inanspruchnahme der Familienpflegezeit
• § 41 SGB VI – Altersrente und Kündigungsschutz
• § 38 SGB III – Rechte und Pflichten der Ausbildung- und Arbeitsuchenden
• Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, BGBl. 2024 I Nr. 323 – abgerufen am 05.10.2026
• BAG, Urteil vom 10.05.2016, 9 AZR 145/15 (Telefax wahrt die Schriftform nicht) – abgerufen am 05.10.2026
• BAG, Urteil vom 30.01.2025, 2 AZR 68/24 (Klagefrist erst ab schriftlicher Kündigung) – abgerufen am 05.10.2026
• BAG, Urteil vom 25.09.2014, 2 AZR 567/13 (Zurückweisung nach § 174 BGB, Personalleiter) – abgerufen am 05.10.2026

Häufige Fragen

Was gilt, wenn mir die Kündigung im Gespräch nur gezeigt wird?

Wird dir das Schreiben nur gezeigt oder vorgelesen, ist es dir noch nicht zugegangen. Reicht man es dir dagegen erkennbar zur Übergabe und du lehnst die Annahme ohne Grund ab, musst du dich so behandeln lassen, als sei es dir in diesem Moment zugegangen (BAG, Urteil vom 26.03.2015, 2 AZR 483/14).

Muss ich als Arbeitnehmer eine schriftliche Kündigung meines Arbeitgebers unterschreiben?

Nein. Eine Kündigung ist eine einseitige Erklärung und wirkt mit dem Zugang, ohne dass du zustimmst. Eine Unterschrift auf einer Kopie bestätigt nur den Empfang. Lies genau, was du unterschreibst: Eine Erklärung, auf eine Klage zu verzichten, oder ein Aufhebungsvertrag haben ganz andere Folgen.

Kann ich eine Kündigung auf Englisch oder in einer anderen Sprache schreiben?

Das Gesetz schreibt für die Kündigung keine Sprache vor, sondern die Schriftform. Entscheidend ist, dass der Empfänger eindeutig erkennen kann, dass und zu wann das Arbeitsverhältnis enden soll. Im Zweifel ist Deutsch oder die Vertragssprache die sichere Wahl.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Streit helfen die Verbraucherzentralen, eine Schlichtungsstelle oder ein Anwalt.