Recht

§ 623 BGB – Schriftform der Kündigung im Arbeitsverhältnis

§ 623 BGB verlangt für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag die Schriftform und schließt die elektronische Form aus. Wirksam ist nur ein Schriftstück mit eigenhändiger Unterschrift, das im Original beim Empfänger ankommt; E-Mail, Fax, Scan, Messenger oder qualifizierte elektronische Signatur reichen nicht. Fehlt die Form, ist die Kündigung nichtig – und die dreiwöchige Klagefrist beginnt nicht.

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Zugeklappter Laptop am Rand eines dunklen Holzschreibtischs, eine Hand legt einen dicken weißen Umschlag in die Mitte, warmes Lampenlicht
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Diese Seite ist für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, die wissen wollen, welche Form eine Kündigung oder ein Aufhebungsvertrag haben muss und was ein Formfehler auslöst. Sie zitiert die Vorschrift, erklärt sie Satzteil für Satzteil, stellt die Urteile des Bundesarbeitsgerichts zusammen und rechnet an einem Beispiel vor, was eine Kündigung per E-Mail kostet. Welche Versandwege im Einzelnen tragen und welche Form andere Erklärungen rund ums Arbeitsverhältnis brauchen, steht im Ratgeber Form der Kündigung im Arbeitsverhältnis.

Der Wortlaut

„Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.“ (§ 623 BGB)

Die Vorschrift besteht aus einem einzigen Satz. Sie soll Rechtssicherheit schaffen und den Beweis erleichtern, ob und wie ein Arbeitsverhältnis beendet wurde. Was Schriftform bedeutet, regelt § 126 BGB; die Folge eines Verstoßes § 125 BGB.

Satzteil für Satzteil

„Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen“

Erfasst ist jedes Arbeitsverhältnis – Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Probezeit, befristet oder unbefristet. Die Regel gilt für beide Seiten und für ordentliche wie fristlose Kündigungen; auch die Änderungskündigung ist eine Kündigung. Für das Ausbildungsverhältnis gilt eine eigene, gleich strenge Regel: schriftlich, nach der Probezeit mit Angabe der Gründe, elektronische Form ausgeschlossen (§ 22 Abs. 3 BBiG). Die Befristung eines Arbeitsvertrags braucht ebenfalls die Schriftform, aber nach einer anderen Vorschrift (§ 14 Abs. 4 TzBfG).

„durch Kündigung oder Auflösungsvertrag“

Neben der einseitigen Kündigung erfasst die Vorschrift den Auflösungs- oder Aufhebungsvertrag. Bei einem Vertrag müssen beide Seiten auf derselben Urkunde unterschreiben; werden mehrere gleichlautende Urkunden aufgenommen, genügt es, wenn jede Seite die für die andere bestimmte unterzeichnet (§ 126 Abs. 2 BGB). Ein Widerrufsrecht wie bei Verbraucherverträgen gibt es beim Aufhebungsvertrag nicht (siehe Aufhebungsvertrag).

„bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform“

Die Urkunde muss vom Aussteller eigenhändig mit seinem Namen unterschrieben sein (§ 126 Abs. 1 BGB); der Text darf gedruckt sein. Wirksam wird die Kündigung erst, wenn diese unterschriebene Urkunde dem Empfänger zugeht – eine Kopie, ein Fax oder ein Scan genügen nicht (siehe Zugang der Kündigung). Fehlt die Form, ist die Erklärung nichtig (§ 125 BGB, Satz 1). Die Vorschrift ist zwingend: Weder Arbeitsvertrag noch Tarifvertrag – etwa der TVöD – können sie lockern. Unterschreibt für den Arbeitgeber ein Bevollmächtigter ohne Vollmachtsurkunde, kann der Empfänger die Kündigung unverzüglich zurückweisen (§ 174 BGB; siehe Vollmacht).

„die elektronische Form ist ausgeschlossen“

Normalerweise kann die Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, also durch ein Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 126 Abs. 3 BGB, § 126a BGB). Bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses schließt § 623 genau das aus. Daran hat auch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz nichts geändert, das andere Formvorschriften im Arbeitsrecht seit 2025 gelockert hat – etwa das Verlangen nach Elternzeit, das für Kinder ab dem 1. Mai 2025 in Textform genügt (§ 16 BEEG). Die Kündigung zum Ende der Elternzeit (§ 19 BEEG) bleibt dagegen eine Kündigung und braucht Papier und Unterschrift.

Darf sich jede Seite auf den Formfehler berufen?

Grundsätzlich ja – auch dann, wenn der Empfänger die E-Mail oder das Fax tatsächlich erhalten und gelesen hat. Treu und Glauben (§ 242 BGB) steht dem nur ganz ausnahmsweise entgegen: Das Ergebnis muss für die andere Seite schlechthin untragbar sein, und es müssen Umstände hinzukommen, die das Verhalten in hohem Maße widersprüchlich erscheinen lassen. Dass bloß Zeit verstrichen ist, genügt nicht. Auch eine Übermittlung von Anwalt zu Anwalt per Fax ersetzt die Form nicht, weil die erleichterten Zustellregeln der Zivilprozessordnung für § 126 BGB keine Rolle spielen (BAG, 17.12.2015, 6 AZR 709/14, Rn. 48, 51).

Wann zusätzlich ein Grund ins Schreiben gehört

LageWas giltGrundlage
Ordentliche KündigungKein Grund im Schreiben nötig§ 623 BGB
Fristlose KündigungGrund auf Verlangen unverzüglich schriftlich mitteilen§ 626 Abs. 2 BGB; siehe § 626 BGB
Ausbildung nach der ProbezeitKündigungsgründe im Schreiben angeben§ 22 Abs. 3 BBiG
Schwangere, mit Zulässigkeitserklärung der BehördeSchriftform und Angabe des Kündigungsgrundes§ 17 Abs. 2 MuSchG

Rechtsprechung

EntscheidungKernaussage
BAG, 17.12.2015, 6 AZR 709/14Eine Kündigung per Telefax wahrt die Schriftform nicht und ist nichtig (Rn. 11). § 623 BGB erfasst jedes Arbeitsverhältnis und ist zwingendes Recht, das weder vertraglich noch tarifvertraglich abbedungen werden kann (Rn. 28).
BAG, 10.05.2016, 9 AZR 145/15Beim Fax kommt nur eine Ablichtung an; zugehen muss die formgerecht unterschriebene Urkunde selbst (Rn. 31) – entschieden für das damals schriftlich vorgeschriebene Elternzeitverlangen.
BAG, 30.01.2025, 2 AZR 68/24Die dreiwöchige Klagefrist beginnt erst mit dem Zugang einer schriftlichen Kündigung (Rn. 8).
BAG, 07.02.2019, 6 AZR 75/18Ein Aufhebungsvertrag ist nicht widerruflich, aber unwirksam, wenn er unter Missachtung des Gebots fairen Verhandelns zustande kam.
BAG, 24.02.2022, 6 AZR 333/21Allein die Forderung, ein Angebot sofort ohne Bedenkzeit anzunehmen, verletzt dieses Gebot nicht.

Praxis: was eine Kündigung per E-Mail kostet

Ein Arbeitgeber kündigt einer Mitarbeiterin, die seit gut einem Jahr bei ihm arbeitet, mit der Grundfrist von vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende (§ 622 Abs. 1 BGB, siehe § 622 BGB). Zuerst schickt er die Kündigung als PDF per E-Mail, eine Woche später das unterschriebene Original.

SchrittDatumFolge
Kündigung als PDF per E-MailMo 12.10.2026nichtig; keine Kündigungs- und keine Klagefrist läuft
Unterschriebenes Original geht zuMo 19.10.2026erst jetzt beginnen beide Fristen
Vier Wochen endenMo 16.11.2026nächster Termin ist das Monatsende
Arbeitsverhältnis endetMo 30.11.2026mit wirksamer E-Mail wäre es So 15.11.2026 gewesen
Klagefrist endetMo 09.11.2026drei Wochen ab dem Original (siehe § 4 KSchG)

Der Formfehler verlängert das Arbeitsverhältnis hier um gut zwei Wochen, mit Lohn für diese Zeit. Wie sich das Ende verschiebt, wenn das Original später ankommt, zeigt der Rechner – trag den Tag ein, an dem die unterschriebene Kündigung zugeht:

Rechner

Arbeitsvertrag: Kündigungsfrist berechnen

Wann endet das Arbeitsverhältnis – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, mit Probezeit, Staffel nach Betriebszugehörigkeit, TVöD/TV-L, Ausbildung und Elternzeit.

Letzter Tag der Elternzeit
Leer lassen = heute
Höchstens sechs Monate; in der Ausbildung ein bis vier Monate.
Für die längeren Fristen nach Betriebszugehörigkeit; im TVöD und TV-L nötig (Beschäftigungszeit).
Im Privathaushalt gelten keine längeren Fristen nach Betriebszugehörigkeit.
Nur für die Klagefrist: Fällt sie auf einen Feiertag, endet sie am nächsten Werktag.

Grundlage: § 622 BGB und § 623 BGB (Schriftform, keine E-Mail); öffentlicher Dienst § 34 TVöD und TV-L; Ausbildung § 22 BBiG; Elternzeit § 19 BEEG. Arbeits- und andere Tarifverträge können andere Fristen vorsehen. Die längeren Fristen nach Betriebszugehörigkeit gelten von Gesetzes wegen nur für den Arbeitgeber – für dich als Arbeitnehmer nur, wenn dein Vertrag oder Tarifvertrag sie auf dich überträgt; deine Frist darf nie länger sein als die des Arbeitgebers (§ 622 Abs. 6 BGB). Klagefrist: § 4 KSchG.

Wer eine Kündigung bekommen hat und unsicher ist, ob sie formwirksam ist, sollte die Klagefrist trotzdem im Blick behalten und sich früh beraten lassen – bei der Gewerkschaft, bei einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht oder über die Rechtsantragstelle des Arbeitsgerichts. Die passenden Schreiben stehen unter Kündigung durch den Arbeitnehmer und Kündigung durch den Arbeitgeber.

Quellen

Häufige Fragen

Braucht ein Abwicklungsvertrag nach einer Kündigung ebenfalls die Schriftform?

Nach § 623 BGB nicht, weil das Arbeitsverhältnis durch die Kündigung endet und der Vertrag nur die Bedingungen des Ausscheidens regelt. Räumt er dem Arbeitnehmer aber das Recht ein, früher auszuscheiden, ist die Erklärung, mit der er dieses Recht ausübt, eine Kündigung – sie braucht Papier und Unterschrift (BAG, 6 AZR 709/14, Rn. 32 bis 35).

Kann eine Kündigung auf Papier wirksam sein, wenn nur die Unterschrift fehlt, der Name aber getippt darunter steht?

Nein. Schriftform verlangt die eigenhändige Namensunterschrift des Ausstellers (§ 126 Abs. 1 BGB). Ein getippter Name, ein Stempel oder eine eingefügte Bildunterschrift ersetzen sie nicht; die Kündigung ist dann nichtig und muss neu, diesmal unterschrieben, zugestellt werden.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Streit helfen die Verbraucherzentralen, eine Schlichtungsstelle oder ein Anwalt.

Passt dazu

  • Recht § 626 BGB

    Fristlose Kündigung nach § 626 BGB: wichtiger Grund, Zwei-Wochen-Frist, Sonderregeln, Urteile

  • Recht § 1 KSchG

    Kündigungsschutz nach § 1 KSchG: Wartezeit, drei Kündigungsgründe, Sozialauswahl, Urteile

  • Recht § 4 KSchG

    Klagefrist nach § 4 KSchG: drei Wochen ab Zugang, Sonderfälle, verspätete Klage, Urteile

  • Vorlagen Kündigung allgemein

    Mustertext für die ordentliche Kündigung, Wegweiser zu allen Vorlagen und Versandwege