Wohnungsübergabeprotokoll: Vorlage zum Ausfüllen und Drucken

Diese Vorlage ist für Mieter und Vermieter, die eine Wohnung beim Auszug zurückgeben oder beim Einzug übergeben. Sie fasst das Protokoll meist auf einer Seite zusammen: Anlass, Anwesende, Zustand der Räume, Zählerstände, Schlüssel, Mängel und Streitpunkte – vorher am Rechner ausgefüllt, vor Ort ergänzt und von allen unterschrieben. Zeitplan, Abmeldungen und die Fristen nach der Rückgabe erklärt die Seite Wohnungsübergabe.

Was zum Termin gehört

Mietvertrag und Einzugsprotokoll, damit ihr vergleichen könnt, was schon beim Einzug da war.
Die Liste der beim Einzug übergebenen Schlüssel – und alle Schlüssel, auch nachgemachte.
Zählernummern und, wenn vorhanden, die letzte Ablesung der Heizkostenverteiler.
Kamera oder Smartphone, Taschenlampe und Zollstock.
Eine Vollmacht, wenn jemand für Mieter oder Vermieter handelt.
Beim Auszug die neue Anschrift und das Konto für Kaution und Betriebskosten.

So füllst du das Protokoll aus

Im Feld „Anlass“ steht, ob es um den Einzug oder um die Rückgabe geht; beim Einzug wählst du den Zusatz „Neue Anschrift“ ab. Zeilenumbrüche aus den Feldern bleiben im Protokoll erhalten – schreib am besten je Raum und je Zähler eine eigene Zeile. Bei den Mängeln wählst du genau einen der beiden Zusätze: „Mängel festgestellt“ oder „keine Mängel festgestellt“. Der Druck verkleinert lange Protokolle selbst; was dann noch nicht auf eine Seite passt, druckt er auf weiteren Seiten. Bei einer großen Wohnung mit vielen Mängeln kannst du die Einzelheiten auch Raum für Raum auf einem Beiblatt festhalten, den Zusatz „Beiblatt“ wählen und das Beiblatt von allen unterschreiben lassen. Mit „Text kopieren“ übernimmst du das Protokoll außerdem in jedes Textprogramm.

Mängel so beschreiben, dass sie später etwas beweisen

Ein Protokoll hilft nur, wenn ein Dritter später versteht, was gemeint war: Raum, Stelle, Art und Größe. Ob ein Mangel bereits beim Einzug bestand, auf normaler Abnutzung beruht, die der Mieter nicht zu vertreten hat (§ 538 BGB), oder neu entstanden ist, notiert jede Seite für sich, wenn ihr euch nicht einig seid.

ungenau	genau
„Wand beschädigt“	„Wohnzimmer, Wand zum Flur: drei Dübellöcher, etwa 6 mm, in 1,50 m Höhe“
„Boden zerkratzt“	„Schlafzimmer, Laminat vor dem Fenster: Kratzer, etwa 30 cm lang, im Stehen sichtbar“
„Bad nicht in Ordnung“	„Bad: Fliese über der Wanne gesprungen, etwa 3 cm; Silikonfuge an der Wanne dunkel verfärbt“
„Fenster defekt“	„Küche: Fenstergriff locker, Fenster schließt aber dicht“
„Schimmel“	„Bad, Ecke über der Dusche: dunkle Flecken, etwa 20 × 15 cm; Ursache streitig“
„Heizung kaputt“	„Schlafzimmer: Thermostatkopf am Heizkörper fehlt“
„Tür klemmt“	„Badtür: schleift am Boden, schließt nur mit Druck“

Ursachen gehören nur dann ins Feld „Mängel“, wenn beide Seiten sie gleich sehen; sonst schreibt ihr sie unter „Keine Einigkeit über“ – mit beiden Sichtweisen.

Zähler und Schlüssel: Musterzeilen

Zählerstände: „Strom, Zähler Nr. …: 12.345 kWh; Kaltwasser Bad, Nr. …: 234,5 m³; Warmwasser Bad, Nr. …: 98,2 m³; Heizkostenverteiler Wohnzimmer, Nr. …: 1.234 Einheiten“
Schlüssel: „2 Wohnungstür, 2 Haustür, 1 Briefkasten, 1 Keller (davon 1 Wohnungsschlüssel nachgemacht)“

Endet das Mietverhältnis mitten in einer Abrechnungsperiode, muss der Gebäudeeigentümer die Verbrauchserfassung der Wohnung zwischenablesen lassen (§ 9b HeizkostenV). Stehen die Werte zusätzlich im Protokoll und auf einem Foto, lässt sich diese Ablesung später gegenprüfen.

Fotos ergänzen das Protokoll

Übersicht: je Raum ein Foto von der Tür aus und eines aus der gegenüberliegenden Ecke.
Details: jeden Mangel aus der Nähe, mit dem Zollstock daneben als Größenvergleich.
Zähler: Nummer und Stand gut lesbar auf einem Bild.
Schlüssel: alle übergebenen Schlüssel zusammen auf einem Bild.
Sichern: die Fotos noch am selben Tag ablegen und der anderen Seite eine Kopie geben; dafür gibt es den Zusatz „Fotos gehören dazu“.

Beim Einzug: was später zählt

Nutzt ihr die Vorlage beim Einzug, schau besonders genau auf Wände, Decken und Böden. Wurde die Wohnung unrenoviert oder renovierungsbedürftig übergeben und gab es dafür keinen angemessenen Ausgleich, ist eine Formularklausel unwirksam, die dem Mieter die laufenden Schönheitsreparaturen auferlegt. Den unrenovierten Zustand muss allerdings der Mieter beweisen (BGH, 18.03.2015, VIII ZR 185/14). Ein Eintrag wie „Wohnzimmer: Wände vergilbt, mehrere Dübellöcher, Anstrich deutlich abgenutzt“ mit Foto hilft dabei. Beim Auszug dient das Einzugsprotokoll dann als Vergleich – wie wichtig das sein kann, zeigt die Seite Schönheitsreparaturen beim Auszug.

Unterschreiben – und was danach läuft

Nur unterschreiben, was stimmt: Abweichende Sichtweisen kommen unter „Keine Einigkeit über“. Jede Seite behält ein unterschriebenes Exemplar.
Verjährung: Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren sechs Monate, nachdem er sie zurückerhalten hat (§ 548 Abs. 1 BGB). Das Datum im Protokoll belegt deshalb auch, ab wann diese Frist läuft. Die übrigen Fristen nach der Rückgabe stehen unter Fristen nach der Rückgabe.
Kaution und Nebenkosten: Wann abgerechnet wird, erklären Mietkaution und Nebenkosten nach dem Auszug; Mieter fordern die Kaution mit der Vorlage Mietkaution zurückfordern an.
Streit: Erscheint eine Seite nicht oder bleiben Schäden streitig, hilft der Abschnitt Wenn es Streit gibt. Rat geben der Mieterverein und Haus & Grund.

Quellen

Häufige Fragen

Muss ich das Protokoll unterschreiben?

Das Gesetz schreibt weder ein Protokoll noch eine Unterschrift vor. Unterschreib, was stimmt, und halte fest, was du anders siehst; verweigerst du jede Unterschrift, fehlt am Ende beiden Seiten das wichtigste Beweismittel.

Wie sauber muss die Wohnung bei der Rückgabe sein?

Steht im Mietvertrag, dass sie „besenrein“ zurückzugeben ist, schuldest du nach dem Bundesgerichtshof nur die Beseitigung grober Verschmutzungen – eine Grundreinigung ist damit nicht verlangt (BGH, VIII ZR 124/05). Ob du renovieren musst, ist eine andere Frage; sie hängt allein von einer wirksamen Vereinbarung über Schönheitsreparaturen ab.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Streit helfen die Verbraucherzentralen, eine Schlichtungsstelle oder ein Anwalt.

Wohnungsübergabeprotokoll: Vorlage für Ein- und Auszug